Miks peaksid ettevõtted kasutusele võtma Office 365 lahenduse?

office 365 lahendus

Ettevõtetel on palju igapäevaseid probleeme, mida erinevad tarkvaralahendused aitavad lahendada. Olgu selleks failide jagamine, suhtlus, meilivahetus, töötajate vaheline suhtlus, raamatupidamine jne. – kõigi probleemide jaoks on olemas sadu rakendusi ja programme, mis neid valdkondi efektiivsemaks teevad.  

Tihti aga tehakse uue tööd hõlbustava tarkvara valikul vähe uurimistööd ning otsustakse võtta iga tahu jaoks eraldiseisev tööriist.

Meilirakendus toimub ühes keskkonnas, tööülesannete dokumenteerimine teises ja töötajate vaheline suhtlus kolmandas. Puudub ettevõtte universaalne tööriistakast, mis võimaldab kõiki valdkondi üheks tervikuks kokku liita. 

Täna tahame rääkida ühest sellisest universaalsest tööriistakastist, mis toob mitmed murekohad kokku ja lahendab neid kõiki ühes keskkonnas.

Nimelt on Office 365 lahendus hea valik neile, kes soovivad kõiki tööülesandeid teha ühes kohas, samal ajal vahetult suhelda oma kollektiivi või koostööpartneritega ning seda kõike dokumenteeritult ja turvaliselt. 

 

Kõik rakendused ühes kohas 

Office 365 lahendus hõlmab endas meile kõiki tuntud rakendusi: Word, Excel, Powerpoint ja Outlook. Antud tööriistad tulevad Office 365ga kõige uuemas versioonis, mis kaasajastavad ettevõtte tegevust.

Lisaks rohketele võimalustele tabelite, esitluste ja tekstifailide loomisel, jäävad ära ka probleemid erinevate litsentsite pideva uuendamisega. Uuendused on aga tihti tavapärased, kui tegemist on uue sülearvutiga. Enamasti on neil kaasas baaspaketi Office’i rakendused, mis pidevalt litsentside sisestamist meelde tuletavad.

Samuti on ettevõte seisukohast tähtis loodud faile ka kiiresti jagada. Ka seda probleemi leevendab Office 365, pakkudes võimalust kõiki tähtsamaid dokumente pilve üles laadida ning sealt kolleegide või klientidega jagada.

office365

See omakorda vähendab peavalu sama faili erinevate versioonide tekkimisel, kui failiedastus toimub töötajate vahel meili teel. Pilvelahenduse puhul saavad töötajad sama faili täita ja muuta samal ajal. Samuti saab Office 365 lahendusega kõik rakendused alla laadida lisaks arvutile ka telefoni või tahvelarvutisse.

Tööfailid on seega kättesaadavad ka kontorist lahkudes. 

Kuigi Outlookiga on juba paljud meist tuttavad, siis täislahendus pakub brauseripõhise Outlookiga võrreldes rohkem võimalusi.

Eelnimetatud rakendused saab ühendada meilitarkvaraga ja edastada loodud faile väga lihtsasti ja kiirelt. Samuti on võimalik ühendada kõik ettevõtte e-mailid ühte keskkonda ning mõne klikiga hallata nii ettevõttesiseseid kui ka -väliseid töömeile.

Outlookiga on võimalus hallata oma kalendrit ja kontaktiraamatut ning seda kõigis kasutatavates seadmetes. Lisaks selle on Office 365ga võimalik hallata meilitarkvara kasutajaid, lisada vajadusel uusi või taastada vanu. Seda jällegi kõike ühest ja samast kohast.  

 

Vahetu suhtlus ja kiire töövoog 

Ettevõttesiseseid dokumente ei pea alati meili teel saatma. Saab ka lihtsamini.

Microsoft Teams on üks Office 365 lahendustest, mis toob kogu kollektiivi suhtluse samale platvormile. Teamsiga saab pidada meeskonnasiseseid vestlusi, teha vajadusel koosolekuid kõne või video teel ning vajadusel koondada ja hallata ettevõttesisest kalendrit. 

Koosolekuid saab teha ka inimestega, kes ei ole sinu ettevõtte töötajad. Kui koostööpartnerid või kliendid kasutavad samuti Teamsi, saab väga lihtsasti ka nendega suhelda.

Lisaks vestlustele ja kõnedele, on võimalik koosolekuid planeerida, teha märkmeid või vajadusel kaasata inimesi telefoni teel, kuigi viimane neist nõuab lisateenuste tellimist. Samas on aga võimalik kogu ettevõtte telefonisüsteem üle viia Teamsi. 

Kuigi Office 365 ampluaa võib esmapilgul silme eest kirjuks visata, siis on Microsoft Teams üks selle sambaid.

Lisaks tavapärasele vestlusele ja koosolekute pidamisele kaasab Teams oma rakenduse alla ka failide jagamise, töövoo dokumenteerimise ja palju muud. Kõike saab teha ühest kohast, ilma et peaks navigeerima erinevate programmide ja suhtlusviiside vahel. 

Kogu Teamsi süsteem on ehitatud produktiivsuse suurendamisele. Kuna rakendusest endast ei pea väljuma ning kõik töö saab tehtud ühes kohas, ei teki mõttetut ajakadu ja ettevõtte ressursside raiskamist ebavajalikele lahendustele. 

Kui ettevõtte on aga mõned kolmanda osapoole rakendused oma igapäevaellu lisanud ja nendest lahti ütlemine ei oleks valutu, siis saab vajadusel näiteks Trello, Dropboxi või Google Drive’i Teamsiga ära ühendada. 

office 365

Uute töötajate lisamine olemasolevasse süsteemi on samuti lihtne. Lisaks sellele on värskete tiimiliikmete välja koolitamine kordades kiirem, kuna teadmiste edasiandmiseks vajaminevad materjalid saab ümberseadistada ettevõtte Wikiks 

Ehk meeskonnajuhid saavad ühe korraga kõik materjalid Teamsi üles laadida ning uued töötajad saavad need vajadusel ka sealt kätte. Jääb ära protsess, kus materjale peab meili või Skype’i teel saatma, rääkimata veel väljaprintimest.

Võib vabalt öelda, et Microsoft Teams on suurepärane lahendus ka suure kaadrivoolavusega ettevõtetele.  

 

Miks peaksin kolima Office 365 lahenduse peale? 

Kuigi ettevõtetel on välja kujunenud kindlat töövood ja -mustrid, mida päevapealt muuta ei saa, aitab üleüldine tegevuste digitaliseerimine ja rakenduste ühe katuse alla kolimine tõsta üleüldist produktiivsust.  

Office 365 on väga kasutajasõbralik.

Erinevad rakendused aitavad ettevõtte töötajaid ja nende tegevusi paremini hallata. Seda eriti ettevõtetel kellel on mitmed töötajad igapäevaselt kodukontoris ja ettevõtetel, kellel on rohkelt projekte, mis vajavad pidevat dokumentatsiooni. 

Kasutajasõbralikkusele lisaks on rakenduste seadistamine väga lihtne.

Microsoft on ise välja töötanud mitmeid õppematerjale, mis tupikusse joostes kindlasti kasuks tulevad.

Samuti on kõik rakendused pidevalt uuendatud kõigi töötajate arvutites. Olgu selleks Word, Excel või Skype, probleemid kokkusobimatute tarkvara versioonidega on ajalugu. 

Kõik rakendused ja failid on töötajate vahel sünkroonitud ning neile saab ligi igal vajamineval hetkel kas arvutist või telefonist.  

Samuti on Office 365 lahendus väga kuluefektiivne lahendus, sest ettevõte peab maksma litsentsitasusid kasutajate arvu pealt.

Seega pole vaja tasuda iga aasta ühte suurt summat. Igakuised tasud on fikseeritud kasutajate arvule ning arvestades, mida Office 365 kaasaegsele ettevõttele võimaldab, on tegemist väga mõistliku pakkumisega. 

 

Kui oled Office 365 lahendustest huvitatud ja soovid neid ka oma ettevõtte produktiivsuse parandamiseks, võta meiega ühendust.

Konsulteeri meiega digifi@digifi.ee või helista 322 3422.

www.digifi.ee

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga