Kuidas edastada raamatupidajale tšekke ilma skännerit omamata?

Paberimajandus tekitab ettevõtluses suurt peavalu. Eriti siis, kui ettevõttel on igakuiselt palju ostutšekke ja need on vaja raamatupidajale edastada. Küll on mõni tšekk kaduma läinud, küll on mõni neist nii kulunud, et sealt pealt enam midagi välja ei loe.

Ja isegi kui kõik tšekid on olemas, siis tuleb raamatupidajal need sisse skänneerida. Või kui oled väikeettevõtja, siis pead sa leidma aja selleks, et need sisse skännitud saaks ja raamatupidajale edastatud saaksid.

Iga ettevõtja ja raamatupidaja on sellise probleemi ees seisnud ja õnneks on sellele probleemile olemas lahendus. Nimelt on Microsoft oma Office 365 tootevalikusse sisaldanud mobiilirakenduse nimega Office Lens, millega saab tšekkidest teha pildid ja rakendus genereerib neist piltidest ise .pdf formaadis failid.

Rakenduse kasutamine on lihtne:

  1. Ava Office Lens rakendus ning vali “Camera”
  2. Vali sobiv formaat. Valikus on:
    1. Visiitkaart (visiitkaardi pildistamisel saab selle salvestada OneNote ja OneDrive keskkonda ning visiitkaardi omaniku nimi, e-postiaadress ja telefoninumber salvestuvad telefoni)
    2. Foto (sobiv siis, kui soovid pildiformaadis dokumendist pilti teha)
    3. Dokument (soovitame seda tšekkide pildistamisel. Rakendus teeb pilti ristkülikulisest objektist ja jätab lõppfailis nähtavale ainult dokumendi sisu – ülejäänud ääred kustutatakse)
    4. Tahvel (sobiv siis, kui olete tahvli peale joonistanud skeeme ja ideid, mida sooviksite talletada ja ka ülejäänud meeskonnaga hiljem jagada)
  3. Nüüd paiguta nutitelefoni kaamera nii, et sa näeksid tervet pinda, mida jäädvustada soovid. Kui kaamera on paigutatud, siis vajuta punasele nupule
  4. Pilt on tehtud ja rakendus töötleb vastavalt valitud formaadile lõppfaili
  5. Fail on valmis jagamiseks
  6. Faili eksportimiseks on palju valikuid. Võimalik on salvestada fotona, PDF failina, pilveteenustesse, saata e-postiga jpm. Kui soovite raamatupidajale tšekke saata, siis soovitame failid üles laadida pilveteenustesse, sest sealt saavad kõik asjaosalised ükskõik mis ajahetkel nendele failidele ligi.

Ja just nii lihtne see ongi! Enam ei pea sa skänneerima tšekke ja murdma pead selle üle, kuidas ja millal tšekid raamatupidajale kohale jõuavad. Lisaks sellele on see rakendus tasuta kättesaadav nii App Store’is kui ka Play Store’is.

Soovid innovatiivsete Office 365 lahenduste või igakuise IT hoolduse teemadel konsulteerida? Kirjuta meile digifi@digifi.ee ja aitame Sul leida sobivaimad lahendused töö korraldamiseks!

www.digifi.ee

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga