Google Calendar aitab Sul kohtumisi lihtsalt ja mugavalt meeles pidada!

Digifi Eesti

Ajaplaneerimine on kiires ärimaailmas tähtsal kohal. Selleks, et erinevad tähtpäevad, kohtumised ja muud sündmused hästi meeles püsiksid, ei ole vaja palgata sekretäri või asjaajajat. Vaja läheb head ajaplaneerimisrakendust, mis vastaks Sinu vajadustele ja mis veel parem – ei maksaks Sulle sentigi! Sobiv rakendus lihtsate ajaplaneerimisvõimalustega on Google Calendar, mis on kõigile tasuta kättesaadav.

Google Calendar aitab kiiresti planeerida kohtumisi ja sündmusi ning saada nende kohta meeldetuletusi, et need tegutsemise käigus ei ununeks. Calendari saab samaaegselt kasutada terve meeskond. See tähendab, et planeeritud sündmuste jagamine kolleegidega on lihtsam ning selle abil on teil olemas ka ülevaade sellest, mis perioodil mõni meeskonnaliige vaba või hõivatud on. See annab võimaluse projektijuhtidel planeerida oma tööd meeskonnaga minuti täpsusega ning selle kaasabil tõuseb terve projekti produktiivsus.

Google Calendari kasutamiseks on Sul vaja:
  • Google kasutajat;
  • 10 minutit.
Kuidas luua Google Calendar’is uut sündmust?

1)Mine aadressile calendar.google.com ning kliki tühjale ajavahemikule Sinu kalendris. Kliki sõnale „Event“. Sa saad ühtlasi klikkida ka punasel taustal olevale valgele plussmärgile.

Google Calendar - Digifi Eesti

2) Lisa sündmuse nimetus, kuupäev ja kellaaeg ning vajuta „More options“ kui soovid sündmust täpsemalt lahti mõtestada või „SAVE“, et salvestada sündmus.
Google Calendar - Digifi Eesti

Kuidas kuvada oma sündmusi meeskonnakaaslastele?

1) Ava oma sündmus

Google Calendar - Digifi Eesti

2) „Guests“ kategoorias, liigu edasi „Add guests“ kategooriasse ja sisesta inimese nimi või e-maili aadress tühja lahtrisse

Google Calendar - Digifi Eesti

 

3) Google annab Sulle valikusse sobivad kandidaadid, Sinu ülesanne on vajutada õigele inimesele ja lisada ta sündmusele.

Lisa sündmusele lisainformatsiooni, videokõne võimalus või manuseid
  1. Vali ajavöönd
  2. Vali ajaperiood
  3. „Find a time“ – leia sobiv aeg, mil Sinu kolleegidel on kohtumiseks vaba aeg
  4. Lisa rohkem informatsiooni kohtumise kohta – asukoht, sündmuse teavituste määramine ja palju muud
  5. Videokõne – võimaldab kohtumist läbi viia Google Hangouts abil
  6. Kohtumise pikem iseloomustus – sobiv lisainformatsiooni jagamiseks (juhised, kontaktinfo, instruktsioonid jne). Lisaks saad Sa lisada liste ja linke.
  7. Manused – lisa oma sündmusele juurde manuseid, nagu näiteks dokumendid ja presentatsioonid.

Google Calendar - Digifi Eesti

Jaga oma kalendrit meeskonnakaaslastega
  1. Kliki üleval paremal ääres olevale hammasrattale. Edasi vajuta rippmenüü esimesele variandile „Settings“.
    Google Calendar - Digifi Eesti
  2. Kui uus vaade on avanenud, siis liigu vasakusse äärde ja otsi üles oma kalender sektsioonist „Settings for my calendars“. Vajuta oma kalendrile. Otsi üles sektsioon „Share with specific people“ ning vajuta nupule „Add people“.
    Google Calendar - Digifi Eesti
  3. Vali sobivad isikud, kellega soovid oma kalendrit jagada. Selleks sisesta lahtrisse inimese nimi või tema e-postiaadress.Google Calendar - Digifi Eesti
  4. Jagamisel saad Sa anda ka lisavõimalusi, mida isik Sinu kalendris täpsemalt näeb:
    1. Näeb ainult, mis ajal oled Sa vaba/hõivatud (lisainfo ehk detailid on tema eest varjatud)
    2. Näeb iga sündmuse kohta ka detaile
    3. Saab teha muudatusi sündmustesse
    4. Saab teha muudatusi sündmustesse ja hallata kalendri jagamist.
      Google Calendar - Digifi Eesti
      5. Pärast lisamist saadetakse inimesele e-mailile teavitus, et ta on lisatud Sinu kalendrisse. Pärast seda ilmub Sinu kalender koheselt inimese kalendrisse (teavitus saadetakse Gmaili kasutajatel kausta „Updates/Uuendused“).
Soovid oma ettevõtte kalendri kõigile nähtavaks teha, k.a veebilehe külastajatele?
  1. Vajuta „Access permissions“ nupule.
  2. Vali „Make available to public“
    Google Calendar - Digifi Eesti
  3. Pärast seda ilmub ekraanile teavitus, et Sinu kalender muutub kõigile nähtavaks. Lisaks sellele on seda võimalik leida ka Google otsimootori abil. Kui oled sellega nõus, siis vajuta OK.
    Google Calendar - Digifi Eesti
  4. Ühtlasi on võimalik oma kalendrit jagada inimestele ka lingi abil. Siis näevad inimesed Sinu kalendrit läbi veebibrauseri.
    Google Calendar - Digifi Eesti
Soovid näha oma kolleegi kalendrit?

 

  1. Mine lehele calendar.google.com
  2. Otsi vasakult menüüst üles sektsioon „Add a friend’s calendar“, kliki sellele ja sisesta kolleegi nimi/e-postiaadress.
  3. Pärast seda saadetakse Sinu kolleegi e-postile kinnitus (Gmaili kasutajatel saadetakse see „Updates/Uuendused“ kausta). Selleks, et saaksid näha tema kalendrit, peab ta andma Sulle ligipääsu, klikkides e-mailis olevale lingile.
    Google Calendar - Digifi Eesti
Kuidas kustutada kalendrit?
  1. Kliki üleval paremal ääres olevale hammasrattale. Edasi vajuta rippmenüü esimesele variandile „Settings“.
  2. Kui uus vaade on avanenud, siis liigu vasakusse äärde ja otsi üles oma kalender sektsioonist „Settings for my calendars“. Vajuta oma kalendrile, mida kustutada soovid.
  3. Keri kõige lõppu, kuniks näed sektsiooni „Remove calendar“. Vajuta seal nupule „Delete“ kui Sa soovid kalendrit kustutada.
    Google Calendar - Digifi Eesti
Google Calendar on saadaval ühtlasi ka nutifonides:

Kas said Google Calendar’i tööle ja kasutate nüüd seda oma meeskonnaga? Kui nendest võimalustest veel väheks jäi, siis on võimalik uusi funktsioone Google Suite kasutaja abil juurde lisada. Google Suite võimaluste kohta küsi meie spetsialistidelt.

Helista meile 322 3422 või kirjuta digifi@digifi.ee
Asume Betooni 2a, Tartu.
www.digifi.ee

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga