Miks peaksid ettevõtted kasutusele võtma Office 365 lahenduse?

office 365 lahendus

Ettevõtetel on palju igapäevaseid probleeme, mida erinevad tarkvaralahendused aitavad lahendada. Olgu selleks failide jagamine, suhtlus, meilivahetus, töötajate vaheline suhtlus, raamatupidamine jne. – kõigi probleemide jaoks on olemas sadu rakendusi ja programme, mis neid valdkondi efektiivsemaks teevad.  

Tihti aga tehakse uue tööd hõlbustava tarkvara valikul vähe uurimistööd ning otsustakse võtta iga tahu jaoks eraldiseisev tööriist.

Meilirakendus toimub ühes keskkonnas, tööülesannete dokumenteerimine teises ja töötajate vaheline suhtlus kolmandas. Puudub ettevõtte universaalne tööriistakast, mis võimaldab kõiki valdkondi üheks tervikuks kokku liita. 

Täna tahame rääkida ühest sellisest universaalsest tööriistakastist, mis toob mitmed murekohad kokku ja lahendab neid kõiki ühes keskkonnas.

Nimelt on Office 365 lahendus hea valik neile, kes soovivad kõiki tööülesandeid teha ühes kohas, samal ajal vahetult suhelda oma kollektiivi või koostööpartneritega ning seda kõike dokumenteeritult ja turvaliselt. 

 

Kõik rakendused ühes kohas 

Office 365 lahendus hõlmab endas meile kõiki tuntud rakendusi: Word, Excel, Powerpoint ja Outlook. Antud tööriistad tulevad Office 365ga kõige uuemas versioonis, mis kaasajastavad ettevõtte tegevust.

Lisaks rohketele võimalustele tabelite, esitluste ja tekstifailide loomisel, jäävad ära ka probleemid erinevate litsentsite pideva uuendamisega. Uuendused on aga tihti tavapärased, kui tegemist on uue sülearvutiga. Enamasti on neil kaasas baaspaketi Office’i rakendused, mis pidevalt litsentside sisestamist meelde tuletavad.

Samuti on ettevõte seisukohast tähtis loodud faile ka kiiresti jagada. Ka seda probleemi leevendab Office 365, pakkudes võimalust kõiki tähtsamaid dokumente pilve üles laadida ning sealt kolleegide või klientidega jagada.

office365

See omakorda vähendab peavalu sama faili erinevate versioonide tekkimisel, kui failiedastus toimub töötajate vahel meili teel. Pilvelahenduse puhul saavad töötajad sama faili täita ja muuta samal ajal. Samuti saab Office 365 lahendusega kõik rakendused alla laadida lisaks arvutile ka telefoni või tahvelarvutisse.

Tööfailid on seega kättesaadavad ka kontorist lahkudes. 

Kuigi Outlookiga on juba paljud meist tuttavad, siis täislahendus pakub brauseripõhise Outlookiga võrreldes rohkem võimalusi.

Eelnimetatud rakendused saab ühendada meilitarkvaraga ja edastada loodud faile väga lihtsasti ja kiirelt. Samuti on võimalik ühendada kõik ettevõtte e-mailid ühte keskkonda ning mõne klikiga hallata nii ettevõttesiseseid kui ka -väliseid töömeile.

Outlookiga on võimalus hallata oma kalendrit ja kontaktiraamatut ning seda kõigis kasutatavates seadmetes. Lisaks selle on Office 365ga võimalik hallata meilitarkvara kasutajaid, lisada vajadusel uusi või taastada vanu. Seda jällegi kõike ühest ja samast kohast.  

 

Vahetu suhtlus ja kiire töövoog 

Ettevõttesiseseid dokumente ei pea alati meili teel saatma. Saab ka lihtsamini.

Microsoft Teams on üks Office 365 lahendustest, mis toob kogu kollektiivi suhtluse samale platvormile. Teamsiga saab pidada meeskonnasiseseid vestlusi, teha vajadusel koosolekuid kõne või video teel ning vajadusel koondada ja hallata ettevõttesisest kalendrit. 

Koosolekuid saab teha ka inimestega, kes ei ole sinu ettevõtte töötajad. Kui koostööpartnerid või kliendid kasutavad samuti Teamsi, saab väga lihtsasti ka nendega suhelda.

Lisaks vestlustele ja kõnedele, on võimalik koosolekuid planeerida, teha märkmeid või vajadusel kaasata inimesi telefoni teel, kuigi viimane neist nõuab lisateenuste tellimist. Samas on aga võimalik kogu ettevõtte telefonisüsteem üle viia Teamsi. 

Kuigi Office 365 ampluaa võib esmapilgul silme eest kirjuks visata, siis on Microsoft Teams üks selle sambaid.

Lisaks tavapärasele vestlusele ja koosolekute pidamisele kaasab Teams oma rakenduse alla ka failide jagamise, töövoo dokumenteerimise ja palju muud. Kõike saab teha ühest kohast, ilma et peaks navigeerima erinevate programmide ja suhtlusviiside vahel. 

Kogu Teamsi süsteem on ehitatud produktiivsuse suurendamisele. Kuna rakendusest endast ei pea väljuma ning kõik töö saab tehtud ühes kohas, ei teki mõttetut ajakadu ja ettevõtte ressursside raiskamist ebavajalikele lahendustele. 

Kui ettevõtte on aga mõned kolmanda osapoole rakendused oma igapäevaellu lisanud ja nendest lahti ütlemine ei oleks valutu, siis saab vajadusel näiteks Trello, Dropboxi või Google Drive’i Teamsiga ära ühendada. 

office 365

Uute töötajate lisamine olemasolevasse süsteemi on samuti lihtne. Lisaks sellele on värskete tiimiliikmete välja koolitamine kordades kiirem, kuna teadmiste edasiandmiseks vajaminevad materjalid saab ümberseadistada ettevõtte Wikiks 

Ehk meeskonnajuhid saavad ühe korraga kõik materjalid Teamsi üles laadida ning uued töötajad saavad need vajadusel ka sealt kätte. Jääb ära protsess, kus materjale peab meili või Skype’i teel saatma, rääkimata veel väljaprintimest.

Võib vabalt öelda, et Microsoft Teams on suurepärane lahendus ka suure kaadrivoolavusega ettevõtetele.  

 

Miks peaksin kolima Office 365 lahenduse peale? 

Kuigi ettevõtetel on välja kujunenud kindlat töövood ja -mustrid, mida päevapealt muuta ei saa, aitab üleüldine tegevuste digitaliseerimine ja rakenduste ühe katuse alla kolimine tõsta üleüldist produktiivsust.  

Office 365 on väga kasutajasõbralik.

Erinevad rakendused aitavad ettevõtte töötajaid ja nende tegevusi paremini hallata. Seda eriti ettevõtetel kellel on mitmed töötajad igapäevaselt kodukontoris ja ettevõtetel, kellel on rohkelt projekte, mis vajavad pidevat dokumentatsiooni. 

Kasutajasõbralikkusele lisaks on rakenduste seadistamine väga lihtne.

Microsoft on ise välja töötanud mitmeid õppematerjale, mis tupikusse joostes kindlasti kasuks tulevad.

Samuti on kõik rakendused pidevalt uuendatud kõigi töötajate arvutites. Olgu selleks Word, Excel või Skype, probleemid kokkusobimatute tarkvara versioonidega on ajalugu. 

Kõik rakendused ja failid on töötajate vahel sünkroonitud ning neile saab ligi igal vajamineval hetkel kas arvutist või telefonist.  

Samuti on Office 365 lahendus väga kuluefektiivne lahendus, sest ettevõte peab maksma litsentsitasusid kasutajate arvu pealt.

Seega pole vaja tasuda iga aasta ühte suurt summat. Igakuised tasud on fikseeritud kasutajate arvule ning arvestades, mida Office 365 kaasaegsele ettevõttele võimaldab, on tegemist väga mõistliku pakkumisega. 

 

Kui oled Office 365 lahendustest huvitatud ja soovid neid ka oma ettevõtte produktiivsuse parandamiseks, võta meiega ühendust.

Konsulteeri meiega digifi@digifi.ee või helista 322 3422.

www.digifi.ee

Microsofti pilveteenused – miks neid kasutama peaks?

Kas teadsid, et 80% Fortune 500 ettevõtetest kasutavad Microsofti pilvelahendusi?

1) Microsofti pilveteenuste kasutamine tõstab IT-süsteemi turvalisust

Kasutades majasiseseid serverilahendusi on Sinu ettevõte suurema riski all erinevatele infoleketele. Lisaks sellele vajavad ettevõtted üha rohkem juriidilist know-how’d klientide info salvestamise kohta. Eriti hiljutise GDPR regulatsiooni raames.

Microsofti pilveteenused pakuvad täielikku turvatunnet väike- või keskmise suurusega ettevõtetele, sest Microsoftil on võimekus globaalsete küberohtude ennetamiseks ja nende vältimiseks. Majasiseste serverilahenduste puhul ei suudaks ükski väike-ettevõte oma riske maandada nii edukalt, kui seda teeb Microsoft, sest: Loe edasi…

Kuidas töötajates tõsta teadlikkust IT turvalisuse osas?

IT süsteemi turvalisus

Digifi blogis oleme tihti rääkinud IT turvalisuse teemadel. Aasta-aastalt on inimesed muutunud ettevaatlikumaks ja teadlikumaks kübermaailmas paiknevate ohtude kohta. Ühtlasi on ettevõtetes hakatud üha rohkem IT turvalisust juurutama, et hoida ära töötajate teadmatusest tulenevaid küberohte, mis võiksid ettevõtte äriprotsesse negatiivselt mõjutada. Loe edasi…

Microsofti uus operatsioonisüsteem – Microsoft Polaris

2015.aastast, mil Microsoft tõi turule Windows 10, on nad selgelt öelnud, et soovivad muuta oma operatsioonisüsteemide ülesehitust, muutes operatsioonisüsteeme erinevate seadmete vahel ühtsemaks. Nüüd on nad teatanud, et tulemas on Microsoft Polaris operatsioonisüsteem. Loe edasi…

Office 2019 kasutamiseks on vaja Windows 10 operatsioonisüsteemi

Sel aastal tuleb Microsoft välja Microsoft Office 2019-ga. Kuigi see on igapäevastele Office kasutajatele hea uudis, siis on selles uudises üks aga sees.

Selleks, et Office 2019 kasutada, peab olema arvutis kasutusel Windows 10 operatsioonisüsteem. Kõik, kes kasutavad kontoriarvutites vanu Windowsi operatsioonisüsteeme, peavad uue Office 2019 kasutamiseks uuendama oma operatsioonisüsteemi Windows 10 peale.

Loe edasi…

Kuidas edastada raamatupidajale tšekke ilma skännerit omamata?

Paberimajandus tekitab ettevõtluses suurt peavalu. Eriti siis, kui ettevõttel on igakuiselt palju ostutšekke ja need on vaja raamatupidajale edastada. Küll on mõni tšekk kaduma läinud, küll on mõni neist nii kulunud, et sealt pealt enam midagi välja ei loe.

Ja isegi kui kõik tšekid on olemas, siis tuleb raamatupidajal need sisse skänneerida. Või kui oled väikeettevõtja, siis pead sa leidma aja selleks, et need sisse skännitud saaks ja raamatupidajale edastatud saaksid. Loe edasi…

5 põhjust, miks Office 365 on Google Apps rakendustest etem!

Kes veel ei tea, siis lisaks Office 365 rakendustele on saadavad ka Google Apps for Work rakendused, mida ettevõtted tänasel päeval hoogsalt kasutame. Täna uurimegi 5 põhjust, miks ettevõtted eelistavad Office 365 Google Apps for Work rakenduste asemel. Loe edasi…

Täienda oma IT teadmisi nende 10 kursusega – TASUTA!

IT Koolituse koolituskeskus tõi välja 10 tasuta e-kursust, mille abil saab igaüks enda IT teadmisi teritada.

Valikus on HTML, Python, CSS ja C++ koolitussed. Uuri lähemalt siit ja ehk leiad endale sobiva kursuse!

Maailmas enim kasutatavamad veebibrauserid

Reastasime tänases postituses maailmas enim kasutatavate veebibrauserid ühte nimekirja:

 

  1. Google Chrome – 61% kasutajaid

Tegemist on priivaralise veebibrauseriga, mis põhineb WebKiti mootoril ja mille arendamisega tegeleb Google. 2012.aasta mais tõusis Google Chrome maailma populaarseimaks veebibrauseriks, möödudes Internet Explorerist. Tänaseks on Google Chrome ülekaalukalt maailma enim kasutatavaim veebibrauser. Net Applications uuringu kohaselt omab Google Chrome hetkel veebibrauserite turust 61%. Loe edasi…

Miks on Sinu ärile Office 365 kasulik?

Kahjuks kasutavad paljud ettevõtted aegunuid tehnoloogiaid, mis ei aita neil pikas perspektiivis järgmisele tasemele areneda. Kui töötajad ei saa uusi tehnoloogiaid kasutada, langeb produktiivsus ja samal ajal ka ettevõtte kasuminumber. Kõige hullem on olukord traditsioonilistes ettevõtlussektorites, kus juhtkond arvab, et töötajatel pole uusi programme vaja, sest nad on praeguste programmidega harjunud ja need on piisavalt head, et töö saaks tehtud. Loe edasi…