Miks peaksid ettevõtted kasutusele võtma Office 365 lahenduse?

office 365 lahendus

Ettevõtetel on palju igapäevaseid probleeme, mida erinevad tarkvaralahendused aitavad lahendada. Olgu selleks failide jagamine, suhtlus, meilivahetus, töötajate vaheline suhtlus, raamatupidamine jne. – kõigi probleemide jaoks on olemas sadu rakendusi ja programme, mis neid valdkondi efektiivsemaks teevad.  

Tihti aga tehakse uue tööd hõlbustava tarkvara valikul vähe uurimistööd ning otsustakse võtta iga tahu jaoks eraldiseisev tööriist.

Meilirakendus toimub ühes keskkonnas, tööülesannete dokumenteerimine teises ja töötajate vaheline suhtlus kolmandas. Puudub ettevõtte universaalne tööriistakast, mis võimaldab kõiki valdkondi üheks tervikuks kokku liita. 

Täna tahame rääkida ühest sellisest universaalsest tööriistakastist, mis toob mitmed murekohad kokku ja lahendab neid kõiki ühes keskkonnas.

Nimelt on Office 365 lahendus hea valik neile, kes soovivad kõiki tööülesandeid teha ühes kohas, samal ajal vahetult suhelda oma kollektiivi või koostööpartneritega ning seda kõike dokumenteeritult ja turvaliselt. 

 

Kõik rakendused ühes kohas 

Office 365 lahendus hõlmab endas meile kõiki tuntud rakendusi: Word, Excel, Powerpoint ja Outlook. Antud tööriistad tulevad Office 365ga kõige uuemas versioonis, mis kaasajastavad ettevõtte tegevust.

Lisaks rohketele võimalustele tabelite, esitluste ja tekstifailide loomisel, jäävad ära ka probleemid erinevate litsentsite pideva uuendamisega. Uuendused on aga tihti tavapärased, kui tegemist on uue sülearvutiga. Enamasti on neil kaasas baaspaketi Office’i rakendused, mis pidevalt litsentside sisestamist meelde tuletavad.

Samuti on ettevõte seisukohast tähtis loodud faile ka kiiresti jagada. Ka seda probleemi leevendab Office 365, pakkudes võimalust kõiki tähtsamaid dokumente pilve üles laadida ning sealt kolleegide või klientidega jagada.

office365

See omakorda vähendab peavalu sama faili erinevate versioonide tekkimisel, kui failiedastus toimub töötajate vahel meili teel. Pilvelahenduse puhul saavad töötajad sama faili täita ja muuta samal ajal. Samuti saab Office 365 lahendusega kõik rakendused alla laadida lisaks arvutile ka telefoni või tahvelarvutisse.

Tööfailid on seega kättesaadavad ka kontorist lahkudes. 

Kuigi Outlookiga on juba paljud meist tuttavad, siis täislahendus pakub brauseripõhise Outlookiga võrreldes rohkem võimalusi.

Eelnimetatud rakendused saab ühendada meilitarkvaraga ja edastada loodud faile väga lihtsasti ja kiirelt. Samuti on võimalik ühendada kõik ettevõtte e-mailid ühte keskkonda ning mõne klikiga hallata nii ettevõttesiseseid kui ka -väliseid töömeile.

Outlookiga on võimalus hallata oma kalendrit ja kontaktiraamatut ning seda kõigis kasutatavates seadmetes. Lisaks selle on Office 365ga võimalik hallata meilitarkvara kasutajaid, lisada vajadusel uusi või taastada vanu. Seda jällegi kõike ühest ja samast kohast.  

 

Vahetu suhtlus ja kiire töövoog 

Ettevõttesiseseid dokumente ei pea alati meili teel saatma. Saab ka lihtsamini.

Microsoft Teams on üks Office 365 lahendustest, mis toob kogu kollektiivi suhtluse samale platvormile. Teamsiga saab pidada meeskonnasiseseid vestlusi, teha vajadusel koosolekuid kõne või video teel ning vajadusel koondada ja hallata ettevõttesisest kalendrit. 

Koosolekuid saab teha ka inimestega, kes ei ole sinu ettevõtte töötajad. Kui koostööpartnerid või kliendid kasutavad samuti Teamsi, saab väga lihtsasti ka nendega suhelda.

Lisaks vestlustele ja kõnedele, on võimalik koosolekuid planeerida, teha märkmeid või vajadusel kaasata inimesi telefoni teel, kuigi viimane neist nõuab lisateenuste tellimist. Samas on aga võimalik kogu ettevõtte telefonisüsteem üle viia Teamsi. 

Kuigi Office 365 ampluaa võib esmapilgul silme eest kirjuks visata, siis on Microsoft Teams üks selle sambaid.

Lisaks tavapärasele vestlusele ja koosolekute pidamisele kaasab Teams oma rakenduse alla ka failide jagamise, töövoo dokumenteerimise ja palju muud. Kõike saab teha ühest kohast, ilma et peaks navigeerima erinevate programmide ja suhtlusviiside vahel. 

Kogu Teamsi süsteem on ehitatud produktiivsuse suurendamisele. Kuna rakendusest endast ei pea väljuma ning kõik töö saab tehtud ühes kohas, ei teki mõttetut ajakadu ja ettevõtte ressursside raiskamist ebavajalikele lahendustele. 

Kui ettevõtte on aga mõned kolmanda osapoole rakendused oma igapäevaellu lisanud ja nendest lahti ütlemine ei oleks valutu, siis saab vajadusel näiteks Trello, Dropboxi või Google Drive’i Teamsiga ära ühendada. 

office 365

Uute töötajate lisamine olemasolevasse süsteemi on samuti lihtne. Lisaks sellele on värskete tiimiliikmete välja koolitamine kordades kiirem, kuna teadmiste edasiandmiseks vajaminevad materjalid saab ümberseadistada ettevõtte Wikiks 

Ehk meeskonnajuhid saavad ühe korraga kõik materjalid Teamsi üles laadida ning uued töötajad saavad need vajadusel ka sealt kätte. Jääb ära protsess, kus materjale peab meili või Skype’i teel saatma, rääkimata veel väljaprintimest.

Võib vabalt öelda, et Microsoft Teams on suurepärane lahendus ka suure kaadrivoolavusega ettevõtetele.  

 

Miks peaksin kolima Office 365 lahenduse peale? 

Kuigi ettevõtetel on välja kujunenud kindlat töövood ja -mustrid, mida päevapealt muuta ei saa, aitab üleüldine tegevuste digitaliseerimine ja rakenduste ühe katuse alla kolimine tõsta üleüldist produktiivsust.  

Office 365 on väga kasutajasõbralik.

Erinevad rakendused aitavad ettevõtte töötajaid ja nende tegevusi paremini hallata. Seda eriti ettevõtetel kellel on mitmed töötajad igapäevaselt kodukontoris ja ettevõtetel, kellel on rohkelt projekte, mis vajavad pidevat dokumentatsiooni. 

Kasutajasõbralikkusele lisaks on rakenduste seadistamine väga lihtne.

Microsoft on ise välja töötanud mitmeid õppematerjale, mis tupikusse joostes kindlasti kasuks tulevad.

Samuti on kõik rakendused pidevalt uuendatud kõigi töötajate arvutites. Olgu selleks Word, Excel või Skype, probleemid kokkusobimatute tarkvara versioonidega on ajalugu. 

Kõik rakendused ja failid on töötajate vahel sünkroonitud ning neile saab ligi igal vajamineval hetkel kas arvutist või telefonist.  

Samuti on Office 365 lahendus väga kuluefektiivne lahendus, sest ettevõte peab maksma litsentsitasusid kasutajate arvu pealt.

Seega pole vaja tasuda iga aasta ühte suurt summat. Igakuised tasud on fikseeritud kasutajate arvule ning arvestades, mida Office 365 kaasaegsele ettevõttele võimaldab, on tegemist väga mõistliku pakkumisega. 

 

Kui oled Office 365 lahendustest huvitatud ja soovid neid ka oma ettevõtte produktiivsuse parandamiseks, võta meiega ühendust.

Konsulteeri meiega digifi@digifi.ee või helista 322 3422.

www.digifi.ee

Google Calendar aitab Sul kohtumisi lihtsalt ja mugavalt meeles pidada!

Digifi Eesti

Ajaplaneerimine on kiires ärimaailmas tähtsal kohal. Selleks, et erinevad tähtpäevad, kohtumised ja muud sündmused hästi meeles püsiksid, ei ole vaja palgata sekretäri või asjaajajat. Vaja läheb head ajaplaneerimisrakendust, mis vastaks Sinu vajadustele ja mis veel parem – ei maksaks Sulle sentigi! Sobiv rakendus lihtsate ajaplaneerimisvõimalustega on Google Calendar, mis on kõigile tasuta kättesaadav.

Google Calendar aitab kiiresti planeerida kohtumisi ja sündmusi ning saada nende kohta meeldetuletusi, et need tegutsemise käigus ei ununeks. Calendari saab samaaegselt kasutada terve meeskond. See tähendab, et planeeritud sündmuste jagamine kolleegidega on lihtsam ning selle abil on teil olemas ka ülevaade sellest, mis perioodil mõni meeskonnaliige vaba või hõivatud on. See annab võimaluse projektijuhtidel planeerida oma tööd meeskonnaga minuti täpsusega ning selle kaasabil tõuseb terve projekti produktiivsus. Loe edasi…

Serveriteenused ettevõtetele – mida silmas pidada?

Serveriteenused

Kiires ja muutuvas ärimaailmas on vajalik, et ettevõtete serveriteenused oleksid tasemel ja toimiksid töökindlalt ööpäevaringselt. Miks see vajalik on? Sest andmed on kõige tähtsam vara. Kaduma läinud või valedesse kätesse sattunud informatsioon võib ettevõtetele maksma minna kümneid kui mitte sadu tuhandeid eurosid. Tihti võib sellise kahju tekitamiseks vaja minna vaid ühte vale liigutust. Kahju ei pruugi silmale kohe nähtav olla, kuid see võib ilmutada end aja jooksul.

Sinul kui ettevõtjal tasub olla teadlik, millised tegevused aitavad kahjusid ennetada:

  • Serverite igakuine haldamine
    Serverite riist- või tarkvara uuendamine, hooldamine ja monitoorimine ööpäevaringselt aitab ära hoida ja ennetada riske. On ette tulnud olukordi, kus ettevõtted on liigse kokkuhoiupoliitika tõttu serverite hooldamisest hoidunud ja seetõttu on hilisemad kahjud ulatunud kümnete tuhandete eurodeni.
  • Eeltöö tegemine uute seadmete soetamisel ja serveriruumi korrastamisel
    Serverite soetamisel peab olema tehtud põhjalik eeltöö. Teadmine, mis otstarbeks serverit vaja läheb, aitab teha kaalutletud otsusi serveri soetamisel ja selle seadistamisel. Keskkond, kus server paikneb, mängib suurt rolli serveripargi elueas, seega tasub varasem serveriruumi planeerimine ja korrastamine end pikas perspektiivis ära.
  • Pilveteenuste kasutusele võtmine
    Paindlikud pilveteenused aitavad tõsta turvalisust ja annavad juurde rohkem võimalusi ettevõtte tööprotsesside efektiivsemaks muutmisel.
  • Serverite turvalisusega tegelemine
    Täpselt samamoodi, nagu paned Sa kodust lahkudes ukse lukku, et kaitsta oma vara, peaks käituma ka serverite turvalisuse puhul. Serverites hoiustatakse Sinu ettevõtte andmeid ja nende andmete turvalisusega tuleb tegeleda. Analüüsides logisid ja määrates kindlaks infrastruktuuris olevad riskid, saab ennetada ohte ja muuta serverid turvalisemaks.

Teadvustades endale, et selliste tegevuste kaudu riskide maandamine aitab kaasa Sinu ettevõtte arengule, oled Sa teinud suure sammu edasi oma ettevõtte andmete hoiustamisel/kaitsmisel.

Kui aga soovid, et keegi Sinu ettevõttes nende ülesannetega tegeleks, siis kirjuta meile digifi@digifi.ee ja leiame ühiselt koos Sinu probleemidele vastused!

IT hooldus – IT osakonna terviklahendus Sinu ettevõttes

IT hooldus. Digifi Eesti

Ettevõtluses on tänasel päeval raske ilma IT teenusteta hakkama saada. Eriti siis, kui eesmärgiks on olla oma valdkonna tipus. IT hooldus koondab endas laias valikus IT teenuste osutamist, mille kaudu saavutataksegi IT süsteemi terviklik toimivus. Selle tulemusel muutuvad ettevõtte tööprotsessid innovatiivsemaks, mugavamaks ja efektiivsemaks, mille kaudu saavutatakse ettevõtete kuluefektiivsus.

IT hooldus koosneb 7 põhiteenusest:

  • Pilve- ja serveriteenused
    Võttes kasutusele pilve- ja serveriteenused, muudetakse Teie ettevõtte tööprotsessid efektiivsemaks.
  • Riist- ja tarkvarahaldus
    Aastaringne arvutitöökohtade- ja serverihooldus aitab tõsta riistvara eluiga, mille tulemusel kasvab ka seadmetesse paigutatud investeeringu tasuvus. Tarkvarahalduse käigus hoolitsetakse selle eest, et kõik litsentsid oleks pikendatud ja töötajatel oleks vajalikud tarkvarad tööjaamades uuendatud.
  • Kaughaldus
    Annab võimaluse probleemid lahendada võrgu teel kiirelt ja mugavalt.
  • Monitooring
    Annab võimaluse 24/7 IT süsteemi jälgida. Selle tulemusel tuvastatakse kiirelt küberrünnakud ja rikked, mis tööprotsesse kahjustada võiksid. Tõstab probleemidele reageerimise efektiivsust.
  • Turvalisus
    IT-süsteemi hoitakse IT hooldusteenuse käigus väliste ohtude eest kaitstuna. Kasutame selleks Euroopa nõuetele vastavaid praktikaid ja maailmatasemel tunnustatud tarkvarasid.
  • IT juhtimine
    Luuakse ettevõtte IT-süsteemi dokumentatsioon, mille alusel saab luua nii lühi- kui ka pikaaajalised arengukavad.
  • Varunduse korraldamine
    Eeldades kõige hullemat, varundame Teie andmed pilveserveritesse. Kui andmed peaksid rikke või küberrünnaku tõttu kaotsi minema, siis on võimalik samal päeval andmed taastada ja tööga jätkata. Andmeid varundatakse 2x päevas.

IT hooldus tagab Sinu ettevõttele isikliku IT osakonna

Täpselt nii! Sinu ettevõttega tegeleb personaalselt IT-spetsialist, kes kaardistab ettevõtte kõik vajadused. Ta teeb ettevalmistused tööde teostamiseks, jagab ülesanded Digifi Eesti erineva valdkonna spetsialistidele, kontrollib tööprotsesse ja tagab protsessi käigus kliendi rahulolu. Sellega kaasneb mugav, kiire ja efektiivne IT teenus, mis tagab Sinu ettevõtte IT-süsteemi laitmatu toimivuse.

Oleme üles ehitanud IT meeskonna, kuhu kuuluvad erinevad oma ala spetsialistid. See tagab meile kõrge IT kompetentsi ja avara silmaringi, kus iga vastuvõetud otsus on kaalutletud.

Ostes IT hooldusteenust, ei pea Sa muretsema selle üle, et töötaja haiguse või puhkuse tõttu IT-alaste töödega ei tegeleta. Teenusepakkujana oleme kohustatud pakkuma teenust 365 päeva aastas, seega on alati olemas keegi, kes vajadusel isiklikku IT-spetsialisti asendada saab.

Kui kiirelt IT probleemid lahendatakse?
Kõik IT hooldusega seonduvad aspektid pannakse enne koostööd paika. Sealhulgas lepitakse kokku reageerimiskiirus probleemide lahendamiseks.

Kas IT hooldust saab sisse osta ka valitud teenustele?

Absoluutselt. Oleme oma teenuse pakkumisel paindlikud ja kohandame pakutavat teenust iga projekti osas vastavalt. Oleme arvamusel, et koos Sinu ettevõttega kasvame ka meie. Tuleme alati oma klientidele vastu ja proovime leida kõige paremad lahendused IT hoolduse pakkumiseks.

Kuidas kujuneb IT hooldusteenuse hind?

Nagu ka eelnevalt mainitud, siis pakkudes kvaliteetset teenust Sinu ettevõttele, läheneme me igale projektile uue nurga alt. Iga projekt on erinev. Mõni klient soovib vähem, mõni rohkem. Ja just vastavalt ettevõtte vajadustele, soovidele ja eesmärkidele toimub ka teenuse hinnastamine.

Võta ühendust ja anname Sulle tasuta konsultatsiooni

Meie ülesanne on pakkuda Sulle väärtust. Istume maha ja arutame tund aega Sinu ettevõtte IT lahenduste üle. Anname nõu, kuidas saad asju paremini teha ja mis selle teostamiseks teha vaja on.

Kirjuta mulle taavi@digifi.ee või helista 5349 9072.

www.digifi.ee

Kuidas töötajates tõsta teadlikkust IT turvalisuse osas?

IT süsteemi turvalisus

Digifi blogis oleme tihti rääkinud IT turvalisuse teemadel. Aasta-aastalt on inimesed muutunud ettevaatlikumaks ja teadlikumaks kübermaailmas paiknevate ohtude kohta. Ühtlasi on ettevõtetes hakatud üha rohkem IT turvalisust juurutama, et hoida ära töötajate teadmatusest tulenevaid küberohte, mis võiksid ettevõtte äriprotsesse negatiivselt mõjutada. Loe edasi…

Kuidas muuta oma kodune WiFi-võrk kiiremaks?

Kas oled kokku puutunud WiFi-ga, mis hangub ja tekitab interneti kasutamisel pidevat frustratsiooni? Suure tõenäosusega oleme me kõik selle probleemiga mingil määral kokku puutunud.

Kas tõesti ei ole siis võimalik luua Wi-Fi leviala, mis toimiks ilma tõrgeteta ja leviks igasse toanurka? Tehnika ei tööta alati 110% töökindlusega, kuid tänases blogipostituses toome välja 4 nippi, mida igaüks meist oma koduse WiFi-võrgu kiiremaks muutmisel teha saab. Loe edasi…

Digifi IT uudised: märts 2018

Märtsikuus on tulnud palju huvitavaid uudiseid, mis suuremal või vähemal määral mõjutavad meie igapäevast tehnika kasutust.

Google tegi kättesaadavaks Google Lens rakenduse nii Androidi kui ka iOS seadmetele. ID-kaarti saavad nüüd Mac’i kasutajad Google Chrome’is kasutada ja avalikkuse ette tulid turvavead, mis kimbutavad AMD protsessoreid.

Google Lens

Google Lens on rakendus, mis toimib mobiiltelefoni kaamera abil. Rakenduse eesmärgiks on ära tunda objekte ja anda selle kohta lisainformatsiooni kasutajale. Loe edasi…

Millist viirusetõrjet kasutada?

Kui ettevõtte või organisatsiooni küberturvalisuse teemadel tulevad arutellu viirusetõrjeprogrammid, siis on häälekaid arvamusi koosolekul palju kuulda. Kuid milline neist paljudest viirusetõrjetest tänasel päeval kõige efektiivsem, taskukohasem ja võimalusterohkeim on?

Bitdefender viirusetõrje

Bitdefender 2018 on parima kaitsega just pahavarade ja krüptoviiruste vastu. Bitdefender kasutab oma tegevuses failide skännerimise mootorit, mis otsib rikkeid arvuti failides, mis viitavad potentsiaalsele rünnakule. Kõik kahtlased tegevused laetakse üles ettevõtte pilvekeskusesse, kus neid analüüsitakse ja leitakse kiired lahendused nende ohtude kõrvaldamiseks. Loe edasi…

Microsofti uus operatsioonisüsteem – Microsoft Polaris

2015.aastast, mil Microsoft tõi turule Windows 10, on nad selgelt öelnud, et soovivad muuta oma operatsioonisüsteemide ülesehitust, muutes operatsioonisüsteeme erinevate seadmete vahel ühtsemaks. Nüüd on nad teatanud, et tulemas on Microsoft Polaris operatsioonisüsteem. Loe edasi…

Office 2019 kasutamiseks on vaja Windows 10 operatsioonisüsteemi

Sel aastal tuleb Microsoft välja Microsoft Office 2019-ga. Kuigi see on igapäevastele Office kasutajatele hea uudis, siis on selles uudises üks aga sees.

Selleks, et Office 2019 kasutada, peab olema arvutis kasutusel Windows 10 operatsioonisüsteem. Kõik, kes kasutavad kontoriarvutites vanu Windowsi operatsioonisüsteeme, peavad uue Office 2019 kasutamiseks uuendama oma operatsioonisüsteemi Windows 10 peale.

Loe edasi…